Общие требования к языку служебных документов

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим основным требованиям:

1. Язык документов должен строго соответствовать нормам общелитературного словоупотребления (то есть тем нормам современного литературного языка, которые непосредственно не связаны с особенностями того или иного стиля речи или с какими-то частными условиями общения).

2. Язык документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка и прежде всего тем из них, которые помогают выразить мысль как можно более чётко, последовательно, полно и по возможности более кратко.

Литературный язык является высшей формой языка народа. Это язык государственных учреждений, язык школы, печати, радио, телевидения, язык науки, техники, искусства и т.д. Он противопоставляется, с одной стороны, особенностям местных, территориально ограниченных говоров и наречий (диалектов) и, с другой — особенностям речи отдельных узких социальных прослоек и групп.

Литературный язык — это всегда язык нормированный, то есть подчинённый в своём употреблении определённым, исторически сложившимся и закреплённым в сознании народа нормам, правилам.

Нормы, правила охватывают все уровни литературного языка. Лексические нормы определяют возможности выбора слова. Неправильно, например, говорить «заместо», а не: «вместо», «лОжить» или «ложИть» вместо: «класть» и т.п. Грамматические нормы указывают нормативные формы слов, словосочетаний и предложений. Нельзя говорить «ляжь» вместо «ляг», «обсудить о чем-то», а не: «обсудить что-то» и т.д. Орфоэпические нормы определяют нормативное произношение. Так, неправильно «сидить» вместо: «сидит», «шофер» вместо: «шофёр». Орфографические нормы обеспечивают единообразие написаний и пунктуации.

В становлении и развитии норм современного литературного языка огромную роль сыграли виднейшие деятели русской культуры — писатели, учёные, публицисты, общественные деятели. А.М. Горький говорил о литературном языке как о языке народа, «обработанном мастерами слова».

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, наиболее уместны, а потому и наиболее предпочтительны в данных конкретных условиях общения, в той или иной речевой ситуации. Так, при выборе вариантов типа оказать помощь — помочь, допустить ошибку — ошибиться прежде всего необходимо учитывать традиции того или иного стиля изложения. Кроме того, в языке художественной литературы и публицистики для решения определённых изобразительных задач (в речевых характеристиках, в описаниях, при оценке явлений и т.д.) оказывается и возможным, и оправданным даже отступление от норм общелитературного словоупотребления.

Таким образом, норма выступает как категория не только культурно-историческая, но и стилистическая.

В современном русском литературном языке наряду с языком художественной литературы принято выделять такие функциональные стили: 1) публицистический; 2) научный (научно-технический); 3) официально-деловой.

Каждый из этих стилей языка связан с особой сферой общественной практики и служит разным задачам общения.

Учесть и оценить сосуществующие в языке варианты, рекомендовать какие-то из них в данных, конкретных условиях общения является задачей практической стилистики.

При анализе и оценке языка служебных документов практическая стилистика исходит из следующих положений:

1. В служебных документах реализуется официально-деловой стиль языка.

Официально-деловой стиль относится к числу книжно-письменных стилей (по многим признакам он сближается с научным).

Для официально-делового стиля характерно:

а) наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, неисполнение и т.п.);

б) широкое использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь — терминов юридических и бухгалтерских;

в) широкое использование сложных отымённых предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания (например: в целях оказания помощи, в порядке оказания помощи, в связи с ухудшением положения, в соответствии с решением комиссии, по линии улучшения качества);

г) широкое использование усложнённых синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного типа перечислениями и т.д.

2. Официально-деловой стиль складывается прежде всего на логической основе. Использование средств об разного письма, так же как и выражение личных чувств говорящего (пишущего), для него нехарактерно. Главное в языке официальных документов — это последовательность и точность в изложении фактов, объективность оценок, чёткость в формулировании предлагаемых решений той или иной задачи. Поэтому языку служебных документов несвойственно употребление эмоционально окрашенной лексики, существительных и прилагательных с суффиксами субъективной оценки, междометий и т.д.

Основной (с точки зрения эмоционально-экспрессивной окрашенности) тон деловой речи — нейтральный.

Однако это не значит, что стиль изложения в официальном документе всегда должен быть нейтральным по своему тону. В зависимости от конкретного содержания документа он может быть и нарочито бесстрастным, и подчёркнуто официальным, и требовательным, и ироническим, и торжественно приподнятым и т.д.

3. Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации.

Этот процесс развивается в основном в двух направлениях:

а) в широком использовании готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов.

Такими штампами, например, являются стандартные синтаксические модели с отымёнными предлогами в целях, в связи с, в соответствии с и т.д.; их использование в служебных документах вполне закономерно, поскольку намного упрощает и облегчает процесс составления типовых текстов;

б) в частой повторяемости одних и тех же слов, форм, оборотов, конструкций; в стремлении к однотипности способов выражения мысли в однотипных ситуациях; в отказе от использования всего многообразия выразительных средств языка. Избранные речевые приёмы начинают теснить все остальные возможные формы выражения и приобретают характер универсальных средств.

Таким образом, при использовании норм литературной речи в языке служебных документов необходимо исходить из следующего:

отмеченные выше особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах служебных документов закономерно и закреплено традицией; нарушением литературной нормы может считаться лишь такое использование присущих деловому языку средств, которое противоречит требованию логичности, точности и краткости языка служебных документов;

как нарушение нормы воспринимается использование в официально-деловом стиле некоторых специфических речевых средств, свойственных другим стилям языка (прежде всего художественной и публицистической речи). В языке служебных документов, как правило, не должны употребляться жаргонные, просторечные, разговорные, эмоционально окрашенные слова, выражения, конструкции. В качестве типичных для деловой речи языковых ошибок укажем, например, на частое использование в текстах документов нестандартных терминов, нестандартных сокращений и т.п., которые непрерывно рождаются в сфере любого профессионального просторечья.

Контрольные вопросы

1. Важнейшие задачи редактирования.

2. Основные положения статьи В.И. Ленина «Партийная организация и партийная литература».

3. Требования к изложению фактического материала.

4. Основные требования к форме литературного произведения.

5. Общее понятие о русском литературном языке и его стилях.

6. Основные особенности официально-делового стиля русского литературного языка.

7. Требования к языку и стилю служебных документов.