§70. Выбор фактов, их осмысление в проверка

Факты — основа содержания служебного документа. Отбор фактического материала, включаемого в документ, его осмысление и проверка являются важнейшей частью работы как составителя документа, так и его редактора. Отметим некоторые стороны этой работы.

1. Достоверность сведений.

Фактический материал, используемый в служебном документе, должен быть достоверным.

Независимо от характера сведений (информация о событии, ссылки на чьё-либо мнение или на другой документ, цифровой материал), все данные должны быть абсолютно точными, непротиворечивыми и тщательно проверенными.

Например, автор может ошибиться при изложении сведений общего характера — в именах известных лиц, на которых он ссылается, или в каких-то биографических данных, или в названиях мест и т.д. Такие сведения должны быть проверены редактором, который воспользуется изданиями энциклопедического характера — Большой советской энциклопедией или отраслевыми энциклопедиями, например юридической, географической, литературной.

В ряде случаев обращение к справочным изданиям оказывается необязательным. Например, если автор (или машинистка) исказит общеизвестную фамилию, очевидно неправильно запишет цифровой материал и т.д. Подобные недочёты должны исправляться редактором документа (однако редактор обязан предупреждать автора о всех предлагаемых изменениях). Нередко причиной фактических ошибок становится невнимательность лиц, ответственных за документ, их нежелание или неумение тщательно проверить факты, навести нужные справки, подкрепить свои суждения точным расчётом. Причиной ошибки может стать и небрежность в работе. Например, секретарь,- выдающий справку, искажает фамилию или адрес; ведущий протокол собрания отвлекается и пропускает важный момент в выступлении; наконец, машинистка, перепечатывающая рукописный текст, путает цифры, условные обозначения и т.д. Все это безусловно снижает ценность любой деловой бумаги.

2. Полнота сведений.

Фактический материал, включаемый в служебный документ, должен быть достаточным для объективного решения вопроса.

В.И. Ленин не раз подчёркивал, что факты — это фундамент любого документа. «Чтобы это был действительно фундамент, необходимо брать не отдельные факты, а всю совокупность относящихся к рассматриваемому вопросу фактов, без единого исключения, ибо иначе неизбежно возникнет подозрение, и вполне законное подозрение, в том, что факты выбраны или подобраны произвольно...» ¹{Ленин В.И. Полн. собр. соч. Изд. 5, т.30, с.351}.

Полнота сведений, всестороннее рассмотрение проблем, учёт всех факторов особенно важны в документах, на основании которых решаются практические вопросы, нередко имеющие важное политическое или хозяйственное значение. Строгой критике в печати подвергается узковедомственный подход к делу, защита мероприятий, выгодных одному учреждению, одной отрасли.

Значение многих видов документов определяется прежде всего тем, насколько полно представлен в них фактический материал. Это и докладные записки различного содержания, и акты обследования, и отчёты, и служебная переписка самого разного рода. Особенное значение полнота фактического материала, всесторонний учёт причин и следствий важны в тех случаях, когда документ призван разрешить конфликтную ситуацию, т.е. тогда, когда сталкиваются противоположные взгляды, противоположные интересы. Полнота и достоверность фактического материала определяют доказательность, убедительность документа.

Из сказанного не следует, однако, что в документ должны включаться все сведения, относящиеся к тому или иному делу. Загромождение текста малосущественными данными является недостатком. Излишние детали, перечни однотипных данных и т.п., включённые в текст, могут отвлечь внимание от главного в документе, затруднить работу с ним.

3. Актуальность сведений.

Требование полноты сведений не должно пониматься прямолинейно, упрощённо.

Любое явление обладает множеством признаков, тысячами нитей оно связано с другими явлениями, событиями. Пытаться перечислить все эти признаки, учесть все связи — трудное, а главное, и ненужное занятие. Гораздо важнее найти и высказать основные аргументы, опереться на такие факты, которые имеют решающее значение. Актуальность фактов — это степень их важности в данный момент, в данной ситуации, для решения данного вопроса.

Допустим, в редакцию местной газеты приходят многочисленные письма с жалобами на плохую работу городского транспорта. Редакция проверяет эти жалобы, убеждается, что они справедливы, и на страницах газеты ставит вопрос о необходимости улучшения работы городского транспорта. По нормам советской жизни и партийной дисциплины, организации, ответственные за работу транспорта, обязаны дать ответ и сообщить о предпринимаемых мерах. Ответ может выглядеть так:

Ознакомившись с материалом, помещённым в № ... вашей газеты, управление (отдел) городского транспорта считает необходимым сообщить следующее:

1. В настоящее время на городских линиях автобусов работает до сорока (двадцати, ста пятидесяти и т.п.) машин.

2. В связи с перегруженностью маршрутов № ..., действительно имели место случаи нарушения графика движения автобусов, особенно в часы «пик».

3. Автобазам № ... строго указано на недопустимость переброски рейсовых автобусов на другие маршруты, в том числе загородные, а также для проведения экскурсий и т.д.

Достаточен ли такой ответ? Разумеется, нет. В нем не дано ответа на главный в данной ситуации вопрос: будет ли улучшено обслуживание пассажиров на линиях № ...? Если будет, то когда? Что для этого сделано? Сведения, заключённые в приведённом ответе, может быть, действительно очень важны. Но не а данной ситуации, не в данный момент. Ответы на запросы, жалобы или предложения всегда должны быть конкретными и-исчерпывающими.

Упражнение 122.

1. Ознакомьтесь с содержанием следующего-письма-запроса.

Просим разъяснить, в каких случаях работа нештатных преподавателей в вузе по совместительству требует особого разрешения вышестоящих инстанций.

2. Составьте ответ на данное письмо-запрос, используя следующие сведения инструктивного характера:

Выполнение работниками предприятий, учреждений и организаций педагогической работы на условиях почасовой оплаты на курсах и в учебных заведениях в объёме более 240 часов в год является совместительством.

Работа по совместительству допускается при наличии письменного разрешения руководителей обоих заинтересованных учреждений, предприятий или организаций, согласованного с ФЗМК, и разрешения вышестоящей организации, если оба учреждения (предприятия) одного министерства (ведомства) и двух вышестоящих организаций, если учреждения по основной и совмещаемой работе находятся в ведении различных министерств (ведомств).

Не требуется разрешения министерства для нештатных преподавателей с объёмом нагрузки более 240 часов в год, если эта работа для нештатных преподавателей основная.

Не считаются совместительством, а следовательно, не требуют разрешения министерства следующие работы:

а) педагогическая работа с объёмом педагогической нагрузки менее 240 часов в год. Разрешение на эту работу даётся руководителями обоих заинтересованных предприятий, учреждений или организаций;

б) педагогическая работа с почасовой оплатой в пределах половины оклада (ставки) по совмещаемой должности, выполняемая в том же учебном заведении, а так же на курсах и факультетах повышения квалификации работниками административно-управленческого, учебно- вспомогательного, научного и административно-хозяйственного персонала;

в) педагогическая работа штатных преподавателей вузов в том же учебном заведении на курсах по подготовке в вуз, на курсах и факультетах повышения квалификации с почасовой оплатой в пределах половины ставки, получаемой по основной работе;

г) работа, выполняемая лицом, имеющим по основной должности непотный рабочий день, и в соответствии с этим неполный оклад (ставку), если его оплата по основной и совмещаемой должности не превышает полного оклада (ставки) по основному месту работы;

д) разовое участие специалистов с производства в государственных экзаменационных и квалификационных комиссиях.

Упражнение 123.

Проверьте, правильно ли вычислен процент выполнения плана в приведённой таблице.

Цех	План, т	Фактическое выполнение плана, т	%
Карамельный	24 547	28 462	105,9
Конфетный	5 580	6 038	108,9
Шоколадный	6 450	7 109	110,2
Розничный	370	412	119,4

Упражнение 124.

Проанализируйте содержание текста. Отметьте недочёты в использовании фактического материала.

Весенне-полевые работы в опытном хозяйстве в 1962 году начаты 17 апреля, на 7 дней позже, чем в 1961 году, в связи с затяжной весной.

По состоянию с 10/IV по 30/IV в сравнении с 1961 годом выполнено:

1. Рассеяно минеральных удобрений в подкормку и основную заправку 210 тонн на площади 380 га (в 1961 г. — 280 т, т.е. 75%).

2. Произведено закрытие влаги на площади 475 га в сжатые сроки с хорошим качеством.

3. Предпосевная обработка (дискование) на площади 475 га.

4. Посажено картофеля 15 га.

Упражнение 125.

Ознакомьтесь с приведёнными текстами писем. Установите: а) какие фактические сведения в письме-запросе являются излишними; б) правильно ли дан ответ, достаточен ли он.

Составьте варианты письма-запроса и письма-ответа.

Письмо-запрос
Уважаемые товарищи!

Я окончил три курса дневного отделения химико-технологического института и с 1966 года работаю на Московском лакокрасочном заводе в должности сменного мастера и учусь на заочном отделении института.

С 1964 года сотрудничаю в стенной и многотиражной печати, имею опубликованные работы.

Очень прошу сообщить, на каких условиях возможен перевод на факультет журналистики из технического вуза. Какие предметы нужно досдавать? Какие нужно представить документы для перевода?

Письмо-ответ

...Перевод на факультет журналистики возможен только с факультетов и отделений журналистики государственных университетов. Вопрос о переводе решается персонально комиссией по переводам, работающей со второй половины июня ежегодно. Студенты технических вузов могут поступить на факультет журналистики МГУ им. М.В. Ломоносова только на общих основаниях на первый курс.

Упражнение 126.

Оцените сведения, заключённые в следующих документах, с точки зрения их полноты и конкретности. Отметьте и устраните стилистические ошибки.

I. Рассмотрев статью «Резервы животноводства», «Россельхозтехника» выделила колхозам и совхозам Алтайского края дополнительное количество запасных частей к доильным установкам, которое должно обеспечить выполнение взятых колхозами и совхозами края обязательств.

Алтайскому отделению «Сельхозтехники» поручено принять меры по ремонту имеющихся доильных агрегатов.

Работникам Алтайского отделения «Сельхозтехники» указано на недопустимость затягивания приведения оборудования ферм в технически исправное состояние.

Результаты работы Алтайского отделения «Сельхозтехника» будут обсуждены в ближайшие возможные сроки.

II. Бюро цеха оргстекла по результатам производственного совещания разработало конкретные мероприятия по повышению трудовой дисциплины и улучшению качества продукции. Из состава бюро выведен техник Артемьев Н.И., игнорировавший сигналы рабочих. Поставлен вопрос о понижении его по должности. Приказом начальника цеха объявлены выговоры Косых И.В. и Шоронову М.Н. за систематические прогулы. Работники контрольной службы обязуются строже следить за качеством готовой продукции.

III. Обсудив заметку «Мостки под колёсами», управление дороги признает критику газеты правильной. На переходах через ж.-дор. пути на указанных газетой станциях, при условии невнимательности со стороны отдельных пешеходов, действительно могут возникать технически и жизненно опасные моменты. Управлением дороги уже принято решение о строительстве на указанных станциях специальных переходов. В настоящее время на переходах устанавливаются средства дополнительного освещения и оповещения.