§75. Форма документа. Расположение материала в документе

Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объёма, последовательности расположения и взаимной связи.

К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания — это структурные части основного текста, например, обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Форма документа определяется его назначением, типом, а также конкретным содержанием, которое данный документ выражает.

Служебный документ, как правило, имеет стандартную форму и составляется в строгом соответствии с типовым формуляром, принятым для данной разновидности документов. В типовом формуляре закрепляется:

1. Состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающий его юридическую и практическую полноценность.

2. Логическая схема документа, т.е. такое взаимное расположение его частей, которое даёт наибольшие удобства в работе с документом. Так, например, в бланках писем печатают:

1) эмблему учреждения (если она имеется);

2) наименование ведомства;

3) наименование организации;

4) наименование структурного подразделения;

5) адрес, номер телефона, телеграфный шифр, номер телетайпа, номер расчётного счета;

6) ограничительные линии для полей, индекс, даты, ссылки на номер и дату (со словами «на №...»);

7) трафаретные части текста.

Такая схема расположения материала соответствует сложившейся практике работы с письмами:

работника, ответственного за регистрацию и рассылку корреспонденции, интересуют прежде всего сведения, содержащиеся на бланке: наименования учреждений, даты, адреса, номера;

работник, реферирующий переписку и осуществляющий подбор писем, знакомится в первую очередь с заголовком, темой письма, а также со ссылками на другие документы;

специалиста, который должен детально ознакомиться с содержанием письма и дать заключение, интересует основная часть текста письма, приложения и т.д.

Приведём ещё один пример стандартизованного управленческого документа — приказа.

Приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия, мероприятий, которые могут быть необходимы для его исполнения, и сроков исполнения.

Текст приказа должен, как правило, состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Текст приказа должен иметь повелительную форму изложения распорядительной части.

В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа.

Если основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер, дату и заголовок к тексту распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа вышестоящей инстанции, который послужил основанием для издания данного приказа.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть приказа должна начинаться словом ПРИКАЗЫВАЮ, напечатанным прописными буквами на отдельной строке тремя машинописными интервалами ниже констатирующей части.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме.

В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу. В этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Данные об исполнителе (фамилию, должность, наименование организации или структурного подразделения) указывают в дательном падеже.

Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельный пункт, если приказ не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия.

Стандартизация формы значительно упрощает работу с массовой документацией — её составление, оценку, обработку и т.д. Напротив, нарушение требований, предъявляемых к документу типовым формуляром, может существенно осложнить работу. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Отсутствие нужного адреса или ссылки на другие документы нередко требует наведения справок, а это неизбежно ведёт к затратам дополнительного времени, сил и средств.

Затрудняет использование документа и неправильное расположение в нем обусловленного типовым формуляром материала. Неправильно, например, составлена следующая докладная записка:

Начальнику авторемонтной станции
т. Курбану

Обращаюсь к Вам с настоящей докладной по следующему поводу. Внутрицеховая проверка и контрольные испытания отремонтированных станцией автомашин иногда требуют оставления на кратковременную сверхурочную работу слесарей-наладчиков и шофёров. Мы подчас сталкиваемся с трудностями при оформлении сверхурочных с бухгалтерией. Поэтому Вам срочно необходимо разобраться в этом вопросе и обеспечить принятие нужных мер, касающихся сказанного мною выше.

Старший техник Л. Дьячков

Отметим следующие ошибки:

1) дано неполное наименование предприятия, следовало указать название (номер станции и ведомство, которому она подчинена);

2) не указаны инициалы адресата;

3) наименование документа — «докладная записка» должно указываться не в тексте, а над ним: это самостоятельный элемент оформления, его место непосредственно после наименования адресата (руководителю предприятия может быть важно до ознакомления с текстом знать, что к нему обращаются по чисто служебному делу);

4) текст следовало разделить двумя абзацными от ступами (после слов «поводу» и «бухгалтерии»);

5) не указана дата составления документа;

6) заключительная часть докладной записки сформулирована в тоне указания, а не предложения или просьбы.

Подобные ошибки нередки в документах. Они должны устраняться работниками, занимающимися ведением документации. На эти ошибки нужно обращать внимание составителей, не знакомых с установленными стандартными формами.

Упражнение 132.

Отметьте и устраните ошибки в оформлении документов. В первую очередь обратите внимание на состав и расположение элементов оформления данных документов.

I.

Начальнику механосборочного цеха №2
т. Алентьеву

Очень прошу предоставить мне трёхдневный отпуск за свой счёт с 15 февраля по 18 февраля по семейным обстоятельствам,

Токарь Смирнов Николай

II.

Доверенность

Я, Аникин В.Н., доверяю моей жене Аникиной Н.С. получить мою зарплату за первую половину декабря,

16 декабря 1968 г. В. Аникин

Паспорт XIII СА №184772,
выдан 8 о.м. г. Москвы 24 июля 1966 г,

III.

 Автобиография

Я, Викентьев Л.А., родился 7 июня 1934 г. в г. Москве. С 1942 года по 1949 год учился в школе и окончил шесть классов. В 1949 поступил в ремесленное училище, где получил профессию монтажника, С 1952 года до настоящего времени работаю на стройках г. Москвы. Имею 4 разряд. В 1953 году вступил в ВЛКСМ. Сейчас кандидат КПСС. В 1966 году окончил вечерний техникум. С 1968 назначен бригадиром комплексной бригады. Учусь в вечернем университете культуры.

К автобиографии прилагаю характеристику, данную мне партбюро цеха.

Викентьев Леонид 4 июня 1969 года.

IV.

Бланк

Московского областного правления научно-технического общества лесной промышленности

Тов. ... (указана фамилия)

Просим Вас принять участие в заседании Оргкомитета по подготовке научно-технического совещания по улучшению лесоснабжения и использования древесины в деревообрабатывающей промышленности г. Москвы и Московской области...

18 августа 1958 г.

Зам. Председателя МОНТО

лесной промышленности (подпись)

Приложения:

1. Повестка дня:

1) Сообщение МОНТО о ходе подготовки совещания.

2)Сообщение Гипролеспрома (указа на фамилия докладчика).

2)Сообщение московских организаций о подготовке содокладов и предложений.

2. Заседание состоится в пятницу 22 августа в 15 часов в помещении МО Правления НТО лесной промышленности.

3. Проект рекомендаций совещания по рационализации лесоснабжения г. Москвы и Московской области,

V.

Приказ по автобазе №26

№ 685 26 августа 1968 г.

Освободить от работы в должности диспетчера Новикову Лидию Павловну, поступившую на работу 21 июня 1968 г., с 27 августа 1968 г. согласно личного заявления,

Директор автобазы — 26 (подпись)

VI.

Расписка

Мной получено у зав. лабораторией кинофотоматериалов: фотоаппарат «Зоркий», сменный объектив, увеличитель. Обязуюсь вернуть их по первому требованию.

18/VI—67 г. Инженер Семенцев Н.Ф.