§76. Последовательность изложения материала в служебном документе

Наиболее общее требование, определяющее последовательность изложения в деловых, научных и публистических текстах, заключается в следующем:

а) изложение должно вестись по чётко продуманному плану;

б) ни в общем плане изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не должны нарушаться законы логики.

По способу изложения принято выделять следующие виды текстов:

а) повествование;

б) описание;

в) рассуждение.

В повествовании рассказывается о событиях (явлениях природы, фактах общественной жизни, поступках людей и т.д.) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких видах служебных документов, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчётов, информационные сообщения и заметки и т.д.

В описании характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путём перечисления его признаков, свойств, особенностей. Отрывки текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, называются элементами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосновывается элементами описания.

В качестве примера описательного текста можно привести такой отрывок из отчёта:

«...С 1966 года в совхозе проводилась работа по комплексной механизации полевых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодёжи на курсы механизаторов (уже состоялось три выпуска), в результате чего были полностью укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в 2 смены с использованием машин в загонах по 18—20 часов сутки. В бригады были направлены специалисты, лично ответственные за сроки и качество полевых работ. Была организована доставка горячего питания непосредственно на место работы. Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 четыре, тракторов МТЗ-7 — три и необходимый сельскохозяйственный инвентарь...».

В этом отрывке общее положение «...проводилась работа по комплексной механизации полевых работ...» конкретизируется перечислением принятых руководством совхоза мер.

Описательное изложение можно встретить практически в любом виде служебных документов — отчёте, акте, приказе, постановлении и т.д.

Рассуждением называется вид текста, в котором логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определённое положение. Примером рассуждения может служить текст такого служебного письма:

«В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунтовых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок, автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии..».

Данное рассуждение построено на установлении причинно-следственных связей между явлениями.

В текстах служебных документов могут встретиться и другие виды рассуждений, например, основанные а) на установлении условно-уступительных связей, б) на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий, в) раскрывающие смысл понятия или суждения.

Наблюдая служебные документы различного назначения и типа, нетрудно убедиться в том, что в них встречаются все виды изложения. При этом повествование, описание и рассуждение очень часто сочетаются, взаимодействуют, дополняют друг друга. Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов.

Тем не менее для составителя и редактора документа важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала.

Так, в повествовании важно выделить узловые события, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяжённость события во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. Например, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным. И напротив — лаконичным, но весьма ёмким по смыслу.

Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединённых во времени, но внутренне связанных явлений и т.д. Однако такие отступления должны быть логически оправданными, мотивированными общим содержанием текста. Это условие не выполнено, например, в следующем отрывке из одной автобиографии:

«Я, Гришин Николай, родился 17 октября 1924 года в деревне Климова Гора Осташковского района Калининской области. До войны жил в деревне и окончил 6 классов, а затем работал в колхозе. После войны моя семья поселилась в городе Осташкове, где я живу и сейчас. В 1941 году я был мобилизован по трудмобилизации, а в 1942 году был призван на действительную службу в Советскую Армию...».

Нетрудно убедиться, что фраза «После войны моя семья поселилась в городе Осташкове...» выбивается из ритма повествования и в приведённом контексте вряд ли уместна.

Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали существенные, действительно важные признаки предмета. При этом элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков, а именно в первую очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициативность и самостоятельность в принятии решений, активность в общественной жизни и т.д. Такие же признаки, как внешний вид, личные склонности, увлечения и т.п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдёт о принятии в команду баскетболистов нового игрока, в числе первых вопросов, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока, его рост, вес, прыгучесть, быстрота реакции, темперамент и т.д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представление о предмете, сформулировать своё первоначальное мнение.

Рассматривая такой вид текста, как рассуждение, важно отметить, что в рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказывается. Именно в рассуждении находит своё воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство. Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой конкретного доказательства.

Различают два основных вида доказательств: дедуктивные, в которых мысль развивается по пути от общего к частному, от общих суждений к частным выводам, и индуктивные, в которых мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Примером рассуждения, построенного на основе индукции (от частного к общему), может служить приведённый выше отрывок из письма, в котором обосновывается невозможность выделения автомашин для проведения экскурсии. А вот пример рассуждения, основанного на дедуктивном доказательстве:

«...Штурмовщина — одно из самых опасных зол в работе предприятия. Если в первой декаде месяца освоено 15% плана, во второй — 25, а в третьей, когда нужно отчитываться, — 60%, хорошего качества изделий не жди. Люди работают с перенапряжением. Материалов не хватает. Контроль качества резко ухудшается. Неритмичная отправка готовых изделий предприятиям-смежникам мешает и им работать строго по графику. Резко возрастает количество претензий и рекламаций».

Отметим, однако, что сами по себе типы доказательств, которые ложатся в основу рассуждения (индуктивные, дедуктивные доказательства), можно рассматривать лишь как формальную основу последовательности изложения в рассуждении. Главное заключается в -том, чтобы сами доказательства, а следовательно, и рассуждения были безупречными с точки зрения законов логики. Неправильное расположение материала в рассуждении (как виде текста) обычно связано с теми логическими ошибками, которые допускаются в доказательствах (как форме мысли).

Упражнение 133

Проанализируйте тексты:

1) отметьте случаи неправильного расположения материала в документе;

2) установите, какие ошибки связаны с недостаточно твёрдым знанием требований типового формуляра, а какие — с незнанием особенностей того или иного способа изложения;

3) переработайте текст, устранив замеченные недочёты (в том числе и языковые).

I.

Акт

Нами составлен нижеследующий акт обследования наличия специнвентаря, выданного бригаде II курса, работающей в д. Малицы.

После двухнедельного пребывания на месте работы имеется в наличии: курток (десантных) — 16; брюк ватных—25; телогреек ватных — 4; сапог резиновых — 18 пар.

Ответственность за сохранность выданной одежды, согласно расписки, несёт бригадир бригады Овчаренко Николай. Им было получено на бригаду: курток — 20; телогреек — 5; брюк — 25; сапог — 25.

Т. Овчаренко ссылается на отъезд пяти студентов и на то, что часть сапог была в негодном, якобы, состоянии. Т. Овчаренко обязуется сдать полученное имущество полностью к 15 октября 1968 г.

Зам. начальника хозяйственного отдела
Дома студентов — Сергеева Л.И.

Бригадир Овчаренко Н.

11/Х-68 г.

II.

Председателю правления колхоза «Заря» — тов. Красницыну Г.Ф.

Сдача объекта в Вашем колхозе задерживается по вине правления. Окончание строительства автоматизированной линии по раздаче кормов на животноводческой ферме в д.Сельцы срывается из-за отсутствия на месте труб нужного диаметра для водопровода и направляющих рельсовых путей.

Также Вами не выделены на строительство рабочие. С 10 по 15 августа на работу стройбригада не выходила. Нужные для окончания строительства материалы до сих пор находятся на центральной усадьбе и не завозятся; как нам сообщили тт. Кормилицын и Ярхо.

Обращаю Ваше внимание на вашу личную ответственность за окончание строительства до наступления периода содержания скота на фермах.

И.О. гл. инженера отд. «Сельхозтехники» Мишаков Н.И.

III.

Характеристика
на инженера Селищева Н.И.

Инженер Селищев Н.И. работает на нашем заводе с 1962 года. До этого работал в конструкторском бюро Московского станкостроительного завода. Окончил в 1955 году Московский станкоинструментальный институт.

Т. Селищев активно участвует в общественной работе. Является членом общественного контроля завода, сотрудничает в заводской многотиражной газете.

Т. Селищев проявил себя знающим специалистом, является автором нескольких рацпредложений. С 1966 года занимает должность ведущего инженера с окладом 135 рублей в месяц. Под его руководством проведена работа по станку «УКШ-17».

Т. Селищев родился в 1932 г. в г. Рязани. Член КПСС. Образование высшее. Награждён медалью «За трудовую доблесть», а также юбилейными медалями.

Т. Селищев пользуется заслуженным авторитетом. Партком завода целиком и полностью поддерживает его стремление продолжить образование в заочной аспирантуре.

Директор завода (подпись)

Секретарь парткома (подпись)

Председатель завкома (подпись)

Упражнение 134.

Проанализируйте документ с точки зрения логики и последовательности и изложения. Устраните смысловые в стилистические ошибки в тексте.

Справка
о проводимых мероприятиях согласно предложений скрипичного мастера т. Стуль

Скрипичным мастером фабрики смычковых инструментов т. Стуль на наше имя от 25 октября 1957 года были затронуты следующие основные вопросы, направленные на улучшение работы по изготовлению смычковых инструментов.

1. Изготовление партии высококачественных инструментов для передачи их на длительное обыгрывание в консерваторию, институт им. Гнесиных и ряд симфонических оркестров для правильной оценки музыкальных инструментов.

2. Выработка и утверждение более рациональной формы оплаты труда индивидуальных мастеров, отражающей принцип материальной заинтересованности в зависимости от количества и качества выполняемой работы.

3. Решение вопроса о создании запаса ели и клёна с пятилетним сроком выдержки.

4. Рекламирование и организация продажи через торгующую сеть музыкальных инструментов индивидуального исполнения в специализированных магазинах.

5. Приобретение по импорту комплекта ручных инструментов для изготовления скрипок.

6. Разработка и внедрение новых, более совершенных моделей скрипок, необходимых приспособлений и оборудования.

На совещании, проведённом на фабрике с участием руководства фабрики, специалистов экспериментальной фабрики, обсуждалось указанное письмо и на основании принятых решений издан приказ по Управлению за №21 от 11 апреля 1958 года.

Управление мебельной промышленностью, фабрика смычковых инструментов и экспериментальная фабрика обязаны принять меры по выполнению предложений, которые внес т. Стуль. Однако в настоящее время получить выдержанные материалы с 5—6-летним сроком выдержки по требуемой номенклатуре не представляется возможным за неимением таковых.

Начальник Управления
мебельной промышленности (подпись)

Упражнение 135.

Проанализируйте содержание документа. Оцените указанные в нем факты с точки зрения степени их важности. Устраните малосущественные детали. Расположите материал в нужной логической последовательности.

Акт
обследования выдачи материальной помощи профкомом хлебозавода №14

Настоящий акт составлен ревизионной комиссией в составе Эрастова П.Н., И.Н. Михайловой, А.К. Дубинской. Комиссия установила следующее:

Книга выдачи материальной помощи ведётся с 1964 г. (в книге выдачи путёвок в санатории, например, вообще не указано, с какого времени она ведётся). Нельзя премировать за счёт материальной помощи. Не везде указан год вступления в союз. Записи в книге выдачи материальной помощи ведутся очень небрежно и неразборчиво. Книга, как и книга выдачи ведомостей, которая ведётся казначеем профкома И.А. Лопухиной с 1962 г., не разграфлена. При выдаче помощи из фонда директора не указываются мотивы этой выдачи. Материальная помощь тов. Коротаеву Р. в сумме 20 р. выдана в XII—65, а выписка из протокола №5 от 6/1II—66. Не везде указывается, из какого фонда оказана помощь.

10 июня 1967 г.
П. Эрастов,
И. Михайлова,
А. Дубинская