§77. Соразмерность частей документа

Композиционная стройность документа определяется не только расположением материала и последовательностью изложения содержания. Во многом она зависит от характера и объёма сведений, включаемых в документ.

Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, какой документ составляется, простой или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.

Служебный документ должен быть компактным, по возможности более кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, он не должен растягивать вступительную часть пересказом всем известных общих положений. Неудачно начало следующего служебного письма.

«...Как не раз отмечалось в приказах Министерства и по управлениям о необходимости экономного расходования средств и повышения эффективности хозяйственной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут личную ответственность за выполнение указаний вышестоящих органов.

Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в организации работы хозяйства, предлагаю немедленно принять необходимые меры по следующим вопросам...».

Безусловно, любой руководитель хозяйства знает, что он несёт личную ответственность за выполнение распоряжений начальства. Повторение подобных истин нецелесообразно.

При изложении содержания нельзя загромождать документ второстепенными деталями, частностями. Автор должен уметь выделить глазное, привести решающие аргументы, подкрепить свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т.п. могут быть даны в приложениях). Если это требование не выполняется, значительно увеличивается объем основной части документа; поток цифр, примеров, отступлений усложняет состав документа.

Упражнение 136.

Оцените содержание служебного письма с точки зрения сложности его состава и соразмерности его частей. Наметьте пути к упрощению содержания письма. Переработайте текст.

...В соответствии с данными обследования, а также по сигналам комитета народного контроля опытной станции на 15 августа из 265 гектаров клевера оставалось неубранными 52 га, что приводит к потере кормовых качеств клевера. В том числе по центральной усадьбе — 32 га, по отделениям — 20 га. На ту же дату оставалось неубранным 40 га естественных покосов. Это естественное следствие плохой организации работы звеньев. Так, звено Скударцева приступило к работе о опозданием на 1 час 45 минут, звено Прохоровой — на 1 час 50 минут, звенья Мешковой и Суворовой — на 2 часа 10 минут, причём во всех звеньях обеденный перерыв начинался и заканчивался с перерасходом времени в среднем на 40 минут, что в целом составляет более 6 часов.

Обследованием положения дел в хозяйстве установлено также, что Вами допущен нерациональный расход государственных средств, выразившийся в перевозке имущества из Львовской МИС на автомашине с попутной перевозкой дров. Затраты на перевозку означенного имущества выражаются в сумме 295 рублей, в то время как его перевозка по железной дороге в контейнерах стоила бы в несколько раз дешевле. Предлагаю по этому поводу провести обсуждение и принять необходимые мерь».

Предлагаю срочно сообщить данные о состоянии переходящего фонда семян озимых культур и намеченных мероприятий к севу озимых, а также о положении с кормами на молочно-товарной и животноводческих фермах...

Упражнение 137.

Внимательно прочитайте текст служебного письма. Проанализируйте его с точки зрения целостности содержания и композиции:

а) отметьте, какие вопросы требуют самостоятельного рассмотрения;

б) оцените текст с точки зрения соразмерности его частей; укажите, какие части письма могут быть сокращены без ущерба для убедительности, доказательности документа в целом;

в) отметьте и постарайтесь исправить недостатки стиля и речевые ошибки.

Председателю горсовета т (фамилия, и. о.)

Постановление партии и правительства «О расширении кооперативного жилищного строительства» находит горячую поддержку у всех трудящихся нашей необъятной страны. В нем проявляется постоянная забота о повышении благосостояния тружеников города и села, об улучшении жилищно-бытовых условий населения. Этому способствует и рост материального производства, и повышение экономических показателей предприятий.

В настоящее время завод реально располагает возможностями для строительства двух крупнопанельные 9-этажных 72-квартирных домов-башен по типовым проектам. Вопрос о строительстве двух жилкооперативов положительно решён со стороны Министерства и городских организаций. Выделены необходимые фонды, намечены подрядные организации. В завкоме уже имеется более 200 заявлений рабочих и служащих завода с просьбой об их включении в состав жилкооператива. Среди подавших заявления имеется значительное число многосемейных и нуждающихся в улучшении жилищно-бытовых условий. Подавляющее большинство из них являются работниками завода.

Коллектив завода взял обязательство участвовать в строительстве зданий. Однако начало строительства задерживается по вине городских организаций, т.к. выделенные для застройки земельные участки не отвечают необходимым требованиям. Они расположены на расстоянии 4-х км от завода и не имеют подъездных путей. Сооружение дорог с твёрдым покрытием в район застройки городом не запланировано. Мы не раз обращались об изменении района застройки, однако решение об этом до сих пор не принято.

Просим также обратить внимание на то, что решение исполкома о ликвидации временной железнодорожной ветки, проходящей через территорию заводского посёлка, до сих пор не выполнено. Хотя решение предусматривает срок сноса до 1/Х—64 г., его осуществлению препятствуют некоторые работники отделения дороги. Поэтому просим обязать «Центртрансстрой» снять железнодорожные пути или перенести их за территорию посёлка.

Коллектив завода надеется, что данные вопросы будут положительно решены Вами в самое ближайшее время.

Председатель завкома (подпись)

Пред. заводского комитета народного контроля (подпись)

Упражнение 138.

Отредактируйте текст характеристики. Отметьте и устраните несущественные детали, исправьте стилистические ошибки. Укажите, какие сведения в данной характеристике не отражены.

Характеристика
на Новикова Павла Ивановича, студента III к. машиностроительного факультета МВТУ им. Баумана

Тов. Новиков поступил на машиностроительный факультет нашего института в 1963 году, успешно сдав вступительные конкурсные экзамены.

Тов. Новиков родился в 1944 году в Москве, в семье инженера. Мать П. Новикова домашняя хозяйка. По национальности русский. В 1958 году вступил в ВЛКСМ. Во время учёбы в школе выполнял различные общественные поручения: был редактором школьной стенной газеты, активно занимался спортом, участвовал в самодеятельности. Окончил школу в 1963 году с серебряной медалью.

За время учёбы на факультете зарекомендовал себя отличным студентом. Все экзамены сданы им на «отлично» и без задолженности. С большим увлечением занимается по всем дисциплинам, предусмотренным факультетом. Активно участвует в работе научного студенческого общества. Пользуется уважением студенческого коллектива и преподавателей. Является членом редколлегии курсовой стенгазеты.

В настоящее время проживает по адресу: Москва, Ж-457, ул. Полетаева, 3, кв. 84. Характеристика выдана для представления в райвоенкомат.

(подписи)

Упражнение 139.

Отметьте ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст.

Директору автобазы №2

т. Сырцову В.И.

от Никифорова Л.Н.

заявление

Товарищ директор, к вам обращается шофёр автобазы Никифоров Л.Н. по такому вопросу.

Очень прошу вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах (в города Владимир, Ярославль, и Горький). Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу представить. Очень прошу не отказать в моей просьбе и подписываюсь.

Никифоров Л.Н.
2 марта 1965 г.