6.5. Работа над аппаратом информационного издания

При работе над аппаратом информационного издания перед редактором стоят следующие основные задачи: определить целесообразность или необходимость использования того или иного элемента аппарата; оценить каждый из выбранных элементов со стороны содержания, формы, соответствия целевому назначению и потребностям читателя (пользователя), а также связей с основной частью издания; провести редакционно-техническую обработку каждого элемента, определить место для его размещения в издании.

Все элементы, составляющие аппарат библиографических, реферативных и обзорных изданий, делят на три группы: справочно-поисковый аппарат, выходные сведения и дополнительные сведения. Наиболее полно характеризует информационное издание справочно-поисковый аппарат. Он может включать предисловие; руководство по пользованию изданием; вступительную статью; схему классификации; систему ссылок; список использованных источников информации; список сокра­щений; вспомогательные указатели; содержание  (оглавление).

Работая над предисловием, редактор исходит из того, что в нем должны быть изложены основные справочные сведения об информационном издании: специфика данного издания (что оно собой представляет, его место в системе НТИ, связь с другими информационными изданиями и т.д.); задачи, целевое и читательское назначение издания; принципы отбора; полнота охвата использованных источников информации (при этом мо­гут быть названы тематические, хронологические, географические, языковые и другие границы отбора; указаны виды документов — опубликованные или неопубликованные; книги, статьи, отчёты о НИР и т.п.); способ группировки материала в основной части издания; технология подготовки и выпуска (использование средств автоматизации, особенности программного обеспечения и т.п.); деление на серии, нумерация, периодичность или другой порядок выхода; справочно-поисковый аппарат (виды указателей, их оформление, расположение); порядок подписки на издание (особенности его распространения); порядок обращения за копиями первоисточников и почтовый адрес.

ГОСТ 7.23—80 устанавливает, что предисловие является обязательным в библиографических указателях, реферативных журналах и сборниках обзоров; для остальных информационных изданий оно факультативно. Однако на практике следует стремиться к тому, чтобы каждое издание снабжалось предисловием и по возможности отражало все нужные сведения.

При подготовке предисловия к ретроспективному и рекомендательному библиографическим указателям целесообразно, кроме того, показать, чем обусловлен выбор темы, подчеркнуть важность или даже необходимость отбора и освоения описанных источников, исходя из задач, стоящих перед потребителем информации. Здесь же можно сказать, чем вызвано дополнение библиографических описаний аннотациями или отдельными уточняющими словами.

Важную роль играет объяснение принципа группировки материала. Оно способствует эффективному поиску и методически правильному освоению информации. На это направлена также расшифровка принятой системы нумерации библиографических записей, рефератов и первичных источников.

В предисловии к обзорному изданию важно привести обоснование необходимости его разработки; указать на то, как подходить к оценке его содержания; отметить индивидуальный вклад каждого составителя, если обзор является коллективным произведением; дать необходимые разъяснения трактовок спорных положений, терминов, имеющихся в тексте, и т.д.

В многотомных изданиях предисловие помещают в первом томе; в периодических и продолжающихся изданиях его рекомендуется ежегодно включать в первый номер (том, выпуск), однако безусловно удобнее, если предисловие повторяется в каждом томе (выпуске, номере). Обязательно повторно приводить предисловие, если в процессе подготовки издания изменяются какие-либо сведения о нем. Как правило, помещается предисловие на оборотной стороне обложки.

Предисловие должно содержать сведения методического характера. Если этого нет, информационное издание снабжается отдельным руководством по его пользованию. Оно приводится в каждом номере (выпуске, томе) библиографических и реферативных изданий. Так, в руководстве к рекомендательному библиографическому указателю целесообразно определить последовательность освоения материала, в руководстве к реферативному журналу — описать правила пользования вспомогательными указателями и т.д.

Свои особенности у вступительной статьи. Подход к её редактированию определяется тем, что она имеет самостоятельное идеологическое, научное, практическое и методическое значение и в то же время тесно связана с содержанием, целевым и читательским назначением информационного издания. В общем случае она содержит характеристику издания, историю развития и состояние научных исследований по его теме, а также тенденции развития источников информации в соответствующей отрасли или по определённому тематическому направлению. Во вступительной статье к обзорному изданию могут быть прослежены основные направления исследований или разработок, подводящие к необходимости составления обзора; показана проблема; охарактеризован круг охваченных вопросов; дана идейная и научная оценка полученных выводов.

Специфическим элементом справочно-поискового аппарата библиографических и реферативных изданий является схема классификации, необходимая для систематизации материала.

Используемая классификационная схема должна строиться на базе марксистско-ленинской методологии, отражать современный уровень достижений в науке, экономике, производстве, культуре и учитывать направления их дальнейшего развития, обеспечивать полноту представления и минимизировать дублирование документов, создавать условия для их надёжного поиска.

Классификацию обычно выбирают с учётом реальных потоков документов и информационных потребностей. Она носит прагматический характер и может осуществляться по различным признакам, характеризующим документ,— содержательным, тематическим, хронологическим (времени поступления документа в информационный оборот), типологическим, предметным, заголовочным. В последнее время проявляется повышенный интерес к таким классификациям, как рубрикатор. Он представляет собой словарь рубрик в виде иерархической классификации, предназначенный для формирования справочно-информационного фонда и информационных изданий, а также для информационного поиска.

Порядок систематизации и оформления материалов в информационных изданиях определяет ГОСТ 7.5—78. Для формирования основной части библиографического или реферативного издания используют: названия разделов и подразделов, порядковые номера, библиографические записи, аннотации, рефераты; индексы УДК, учётный номер библиографированного (реферативного) источника. В библиографическом издании наряду с библиографическим описанием источника может быть указан также номер его реферата, опубликованного в реферативном журнале. В реферативных изданиях приводят ключевые слова, выбранные из текста реферированного документа, и сведения о лицах или организациях, составивших реферат.

Названия разделов и подразделов, взятые из рубрикатора, помещают перед соответствующими библиографическими записями и рефератами. В реферативных изданиях после названия раздела (подраздела) приводят сведения о его редакторе (редакторах): имя (имена) или инициал (инициалы) и фамилия (фамилии).

Последовательность расположения материалов внутри рубрики обычно не связывают с какими-либо признаками, хотя в принципе можно исходить из вида (типа) первичного документа, времени его выхода в свет, общности информации и т.п.

Порядковые номера рефератов, библиографических записей, учётные номера первоисточников, а также номер реферата, на который имеется ссылка в библиографическом издании, помещают по усмотрению редакции. Однако обычно порядковые номера рефератов и библиографических записей приводят непосредственно перед заголовочной частью. Эти номера, по сути, отражают шифры рефератов и библиографических записей по рубрикатору, благодаря которым достигается систематизация материалов.

Так, например, стоящий перед рефератом шифр 8.41.39 в РЖ ВИНИТИ означает следующее: реферат опубликован в 8-м номере 41-го отдельного выпуска реферативного журнала, порядковый номер реферата — 39. К шифрам рефератов и библиографических записей в изданиях ВИНИТИ приставляют буквы, указывающие на характер первичного документа: К — книга, П — описание изобретения, ДЕП — депонированная рукопись.

Индексы УДК обязательны в информационных изданиях по естественным наукам и техническим. Их указывают перед каждым библиографическим описанием, рефератом или перед рубрикой (названием раздела). Перед рефератом по усмотрению редакции размещают ключевые слова, которых может быть 10—12. Сведения о лицах или организациях, составивших реферат, указывают под собственно реферативной частью, справа. Здесь же может быть приведена дата поступления реферата в редакцию. В конце собственно реферативной части, вслед за её текстом и в дополнение к ней, приводят справочные сведения о количестве иллюстраций, таблиц и о притекстовой библиографии, имеющихся в первоисточнике. Они оформляются, например, так: табл. 2, ил. 3, библ. 7 назв.

Редактор решает, нужно или не нужно давать в реферате ссылки и примечания. Ссылка может быть сделана, например, при обсуждении ранее опубликованных работ, в скобках, по ходу изложения текста реферата. Причём, если известно, что работа реферировалась, лучше сослаться на реферат. Как в первом, так и во втором случае должны быть указаны поисковые признаки документа.

Можно сослаться на реферат предыдущей публикации (статьи, книги и т.п.), если реферируемый источник является её продолжением. Такая ссылка (точнее сказать,— отсылка) приводится в конце реферата, обычно в скобках, например: (см., РЖ ИНФ, 5.99). Если необходимо указать на другой реферат, в котором находят отражение вопросы, освещённые в данном реферате, может быть сделана отсылка: см. также.

Ссылки и отсылки могут быть сделаны в рефератах в тех случаях, когда требуется указать на приоритет, подтвердить примечание референта или редактора. Примечания могут касаться ошибок, противоречий и т.п. Если примечание относится к реферату в целом, его целесообразно помещать вслед за собственно реферативной частью; если примечание затрагивает частности, оно может быть сделано в тексте по ходу изложения; в этом случае его заключают в скобки. Примечание всегда снабжается ремаркой «Примеч. реф.», «Примеч. ред.».

Аналогичные приёмы примечаний, ссылок, пояснений могут быть использованы также при работе над другими видами информационных изданий. Из всех форм библиографических ссылок, установленных стандартом (ГОСТ 7.1—84), для обзоров предпочтительна отсылка к источнику, описание которого даётся в прикнижном или пристатейном списках: проставляют в квадратных или круглых скобках номер, под которым источник значится в библиографическом списке, и при необходимости страницы. Включение ссылок в текст или подстрочное примечание, как правило, загромождают обзор.

Список использованных источников информации как элемент справочно-поискового аппарата представляет собой перечень (указатель) произведений, на материале которых создано информационное издание. В нем, как правило, приводят названия только периодических и продолжающихся изданий, в которых опубликованы источники информации, используя при этом стандартные сокращения. Сам источник (статья, доклад и т.п.) не указывается. Списки формируют в алфавитном порядке, помещая сначала источники на русском, а затем на иностранных языках. За каждым из источников требуется проставлять номера соответствующих рефератов или библиографических записей. Списки помещают в конце информационных изданий.

В списке источников, использованных при составлении обзоров, даётся описание с применением обязательных библиографических элементов и в соответствии с правилами, установленными ГОСТ 7.1—84. Когда обзор строится на анализе реферативных источников, библиографические описания целесообразно дополнить номерами, под которыми опубликованы рефераты. При расширенных рефератах могут быть приведены библиографические списки, прямо взятые из реферированных документов, благодаря чему можно продолжить самостоятельный поиск дополнительных источников.

Важным элементом аппарата, способствующим удобству работы с информационным изданием, являются списки сокращений, не установленных стандартами. Целесообразность их составления обусловлена достаточно частым употреблением в тексте определённых слов и словосочетаний. Принятые сокращения располагают по алфавиту, за каждым из них пишут полное слово или словосочетание и помещают, по усмотрению редакции, в начале или в конце издания.

От редактора требуется установить соответствие сокращений языковым нормам, а также проверить, все ли они включены в список. Принятое сокращение должно применяться на протяжении всего издания только по отношению к одному слову или словосочетанию.

Неотъемлемой частью аппарата библиографических изданий и реферативных журналов, а также реферативных сборников, выпускаемых всесоюзными органами НТИ, являются вспомогательные указатели. Они отражают отдельные сведения, относящиеся к библиографированным или реферированным документам, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям и рефератам.

Вспомогательные указатели в совокупности представляют собой определённую систему. К ним относятся: авторские, предметные, нумерационные, патентные, пермутационные, формульные, латинских названий. Вопрос о необходимости того или иного указателя должен решаться в зависимости от вида, конкретного содержания, целевого и потребительского назначе­ния, а также объёма информационного издания.

Авторский указатель обычно состоит из двух частей, каждая из которых строится по алфавиту. В первой приводятся фамилии и инициалы авторов первоисточников на русском языке, во второй — на иностранных. Сведения об авторах, опубликованные в первичных документах на восточных языках, дают в русской транскрипции. За фамилией и инициалами указывают номер, под которым в издании помещены реферат или библиографическое описание произведения, принадлежащего данному автору.

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень предметных рубрик, отражающих содержание соответствующего информационного издания, за которым помещают ссылки на реферат или библиографические записи. При разработке предметных указателей очень важно использовать нормализованные слова и словосочетания, которые в совокупности сжато и полно отражают все аспекты содержания документа. Сейчас подготовка предметных и других указателей осуществляется с помощью ЭВМ. Поэтому в процессе решения данной задачи должен быть проведён необходимый контроль отобранных слов и их нормализация на основе терминологических руководств и пособий. Использование предметного указателя целесообразно также в обзорном моноиздании. В соответствии со своим назначением он может служить более эффективному поиску сведений в обзоре.

В основу составления пермутационного указателя положено использование ключевых слов заглавия документа, взятых в контексте. При подготовке такого указателя ключевые слова заглавия переставляются в начало читаемой строки. Количество строк будет соответствовать числу ключевых слов. Следовательно, если заглавие в неё не укладывается, его приходится усекать. Поскольку каждое ключевое слово заглавия отражает определённый предмет, поиск информации по такому указателю основан на предметных признаках.

Нумерационные указатели могут быть различными. Одни из них включают перечень номеров всех рефератов и им соответствующих первичных документов. Другие составляются только как указатели патентов, отражённых в информационном издании. В них приводят номера описаний изобретений и заявок на изобретения и номера соответствующих рефератов. Материал группируют по странам, начиная с СССР. Зарубежные страны располагают по алфавиту. Нумерационный патентный указатель объединяет информацию из выпуска реферативного журнала за какой-либо период, например за полугодие, и публикуется в одном из выпусков.

Формульный указатель строится по структурным формулам химических соединений. Под формулой приводят название исходного вещества, определяющего основную часть соединения, химическое название соединения, его регистрационный номер и номер реферата.

Учитывая, что указатели непременно связаны с основной частью издания и отражают её содержание, их окончательное редактирование целесообразно проводить после того, как эта часть отредактирована и оформлена.

Содержание (оглавление) как элемент аппарата должно соответствовать структуре и включать указания на все рубрики и тексты в той последовательности, в какой они размещены в издании. Содержание помещают во всех информационных изданиях, кроме обзорного моноиздания, в котором используется оглавление. В содержании библиографических и реферативных изданий, вместо или кроме страниц, могут быть указаны номера разделов, их классификационные индексы и порядковые номера библиографических записей или рефератов.

При редактировании содержания (оглавления) проверяют, нет ли в нем отступлений от названий тематических рубрик и текстов, имеющихся в основной части; проставлены ли необходимые номера и индексы, отражающие порядок систематизации материалов; нет ли других ошибок. Содержание (оглавление) может быть расположено в начале или в конце издания. Однако, как показывает опыт, лучше, если оно располагается в начале — вслед за титульным листом, а в реферативных и библиографических изданиях — на оборотной или даже на лицевой стороне обложки.

По усмотрению редакции в информационные издания могут быть включены дополнительные сведения, к которым относятся бланк заказа, бланк (талон) обратной связи, рекламные сообщения. Бланк заказа содержит правила, условия и форму заказа на получение материалов, отражённых в данном издании. Бланк (талон) обратной связи предназначен для того, чтобы получить сведения от потребителей информации о том, насколько соответствуют публикуемые материалы их запросам, как они используются, в каких материалах нуждается потребитель, и т.д. Очевидно, что и тот и другой бланки должны быть стандартными, максимально формализованными и приспособленными к обработке с использованием технических средств.

Рекламные сведения могут быть разнообразными, однако чаще всего они информируют об изменениях в порядке издания материалов, а также о выпуске новых информационных изданий.

Заключительным этапом работы над аппаратом является оформление выходных сведений. Следует учитывать, что многотомные непериодические, периодические или продолжающиеся информационные издания выпускаются под общим для всего издания заглавием (названием), отражающим содержание и целевое назначение с указанием вида издания в подзаголовочных данных. Отдельный номер (выпуск, том) многотомного непериодического и продолжающегося издания может иметь два заглавия: общее и частное. В подзаголовочных данных библиографического издания должны быть указаны виды и хронологические границы библиографированных источников, а также назван вид самого издания (рекомендательный указатель, ретроспективный указатель и т.п.).